Condensado de: “la Universidad del Exito de OG. Mandino.
Cuando Charles Schwab era presidente de Bethlehem Still, y Billy, un consultor de negocios, le presentó un sencillo plan que según el mismo señor Li garantizaba, incrementaría grandemente la productividad del trabajo de todos los ejecutivos empleados bajo el mando del señor Schwab.
Todo lo que tiene que hacer, aconsejó el señor lee, es tomar una hoja de papel esta noche, y hacer una lista de los proyectos más urgentes a los que debe enfrentarse.
Después estudia la lista y númerelos, asignando al número uno a la máxima prioridad, “A”, el número dos a la siguiente más vital, “B”, y así sucesivamente hasta terminar la lista.
Empezando mañana mismo, enfrentes a la tarea número uno y continúe hasta terminar antes de pasar a la número dos.
Siga adelante con toda su lista.
Una vez que haya terminado el día, prepare una nueva lista, asignando de nuevo, la máxima prioridad a la tarea más importante que aún quede por hacer, y así sucesivamente a todo lo largo de la lista.
Cada día y una vez que haya descubierto lo bien que funciona comparta esta idea con todos sus empleados.
Varias semanas después Ivy Lee recibió un cheque por la suma de $25,000. Dólares.
Alan lakein asido consejero de incontables corporaciones y sus ejecutivos en lo que se refiere al control del tiempo y se ha dedicado a ello durante muchos años, contando entre sus clientes al Bank Of America y a la IBM, así como muchas celebridades del mundillo del espectáculo.
De su popular libro, How To Get control of Your Time and Your Life, le demos entrar a la demostrar como despejar su senda hacia el éxito trabajando exactamente como lo hacen algunos de los principales ejecutivos en Estados Unidos…
Me llevo varios meses de investigación para descubrir el principal secreto de lograr hacer un mayor número de cosas cada día.
Cuando por vez primera empecé a indagar respecto al mejor uso del tiempo, interrogue a muchas personas con éxito para saber cuál era el secreto de su triunfo.
Recuerdo una discusión con uno de los vicepresidentes de la Standard oil company de California, quien comentó “Ho !, simplemente llevo una lista de “-cosas por hacer-” muy pronto me olvidé de eso, pues en esa época poco me imaginaba la importancia de sus palabras.
Sucedió que al día siguiente viaje a una gran ciudad para impartir un seminario sobre el control del tiempo.
Mientras me encontraba allí, un día comí en compañía de un hombre de negocios que prácticamente era el dueño de toda la ciudad.
Era presidente de la compañía de Gas y Luz, presidente de cinco compañías manufactureras Mia en las manos las riendas de una docena de otras empresas.
Según todas las normas, se trataba de un hombre que había triunfado en los negocios.
Le hice la misma pregunta, que como se las arreglaba para hacer tantas cosas y me respondió ¡eso es muy sencillo!: “ siempre tengo una lista de cosas por hacer”.
Pero está lista tenía una diferencia ese hombre me comentó que él la consideraba como un juego.
Lo primero que acostumbraba a hacer por la mañana era llegar a su oficina y extender delante de su vida a la lista de todo lo que quería hacer ese día.
Por la noche verificaba para ver cuantas de las cosas que había anotado por la mañana aún seguían sin hacer y entonces se otorgaba una calificación.
Su meta era llevar a pasar un día “sin fallar”, un día durante el cual todos los asuntos de su lista aparecerían tachados.
Jugaba ese juego de la lista de cosas por hacer de la misma manera que se llenan cuadros de una tablilla de lotería, llevando a cabo cada una de las tareas que parecían en la lista a lo largo del día y a medida que se presentaban las oportunidades, hablar por teléfono con alguna persona, sacar a colación ciertos puntos importantes durante una junta, explorar un proyecto creativo por la noche, en compañía de su esposa.
Se aseguraba de empezar de inmediato con los aspectos de máxima prioridad.
Hasta los finales del día empezaba la tarea de hacer llamadas telefónicas, tomar alguna acción o dictar las cartas necesarias para “llenar su tablilla de lotería” y obtener una calificación perfecta.
Una y otra vez, en mis charlas con hombres de negocios y administradores gubernamentales que habían logrado éxito, salía a relucir la lista de cosas por hacer.
De manera que durante uno de mis seminarios, pregunté cuantas personas habían oído hablar de llevar una lista de prioridades de cosas por hacer.
Casi todos lo habían hecho.
Entonces pregunté cuantas personas en una forma conciente, así en la lista por hacer todos los días, disponiendo cada tarea en orden de prioridad y tachando cada una de las listas a medida que la terminaban.
Descubrí que eran muy pocos los que llevaban una lista cotidiana, aún cuando casi todos hacen ocasionalmente la lista cuando están particularmente ocupados, tienen muchas cosas por hacer que desean recordar Ocean fijado cierto límite de tiempo especialmente rígido.
Sólo de la resultado una lista diaria.
Tanto quienes, se encuentran en las cima como quién es encuentran en la parte inferior de la escala saben acerca de la lista de cosas por hacer pero una de las diferencias entre esas personas es que quienes se encuentran las cima usan una lista de cosas por hacer todos y cada uno de los días.
Con objeto de lograr un mejor uso de su tiempo, las personas que están más abajo de la escala saben de la existencia de ese instrumento pero no lo usan de una forma efectiva.
Uno de los verdaderos secretos es poder hacer un mayor número de tareas que llevar una lista diaria, conservarla en un sitio visible y usarla como guía para la acción a medida que avanza a lo largo del día.
Debido a que la lista de cosas por hacer es un instrumento fundamental en el planeamiento del tiempo vamos a analizar la más de cerca.
Los puntos básicos de la lista son muy sencillos: en una hoja de papel, escriba como encabezado cosas por hacer y después enumere las tareas que quiere desempeñar, a medida que las lleve a cabo y añada otras a medida que vengan a la mente, vuelve a escribir la lista al final del día cuando se le dificulte leerla.
Uno de los secretos del éxito es anotar todas sus cosas por hacer en una lista maestra o en varias listas que deberá guardar juntas en vez de anotar todo al azar en cualquier pedazo de papel.
Quizá desea anotar su lista en su libreta de citas.
Un ejecutivo siempre tiene en su escritorio un bloc especial reservado para su lista de cosas por hacer.
Conozco una mujer que nunca se compra un vestido que no tenga por lo menos un bolsillo, de manera que siempre pueda llevar consigo esa lista.
Otra ama de casa extraviaba constantemente la lista que hacía y pasaba más tiempo buscando la lista del día anterior del que pasaba preparando la lista del día.
Para ayudarla a lograr un mejor control en su tiempo, le indiqué que anotara todas sus listas en una libreta.
Así contaba con el beneficio adicional de volver a anotar todas las prioridades “A” que hubieran quedado sin hacer de la listas previas.
Algunas personas tratan de llevar mentalmente su lista de cosas por hacer, pero según mi experiencia esto rara vez es efectivo.
Por qué obstruir su mente con cosas que pueden anotarse?, Es que es mucho mejor tener la mente despejada para dedicarse a ocupaciones creativas.
Cosas deben aparecer en la lista.
Piensa anotar todo lo que tiene que hacer incluyendo las actividades rutinarias, sólo anotará las tareas excepcionales, va a anotar todo lo que podría hacer el día de hoy o únicamente cualquier cosa que ha decidido hacer el día de hoy, hay muchas alternativas, y diferentes personas tienen diferentes soluciones.
Le recomiendo que no enumere los aspectos rutinarios, sino que haga una lista de todo lo que tenga una máxima prioridad del día de hoy y que quizá no llevaría a cabo si no le presta una atención especial.
No se olvide de incluir en su lista cosas por hacer las actividades de prioridad para alcanzar sus metas a largo plazo.
Aún cuando pueda para hacerle extraño leer empezar a estudiar francés o hacer nuevas amistades en la misma lista y al lado de cosas como llevar a Casa un libro de leche o comprar un pastel de cumpleaños, usted tal vez quiera hacer todo eso el mismo día.
Si usas tu lista de cosas por hacer como una guía para decidir qué va a hacer después, entonces es necesario que también están representados los proyectos a largo plazo de manera que no se olvide de ellos en el momento de tomar una decisión, y en consecuencia, no los lleve a cabo.
Antes de siquiera considerar la posibilidad de hacer algo estudie la lista para ver cuantas tareas puede delegar.
No únicamente en sus subordinados, o en la niñera, sino en todas aquellas personas que se encuentran a su mismo nivel y aun en uno más elevado, que pueden desempeñar un trabajo con mayor rapidez y facilidad o que podrían sugerir atajos que usted pasaría por alto.
No se preocupe por terminar su lista
Ahora repase su lista, llevando a cabo todas las tareas de prioridad “A” antes de las “B”, y las “B” antes que las “C”.
Algunos días, quizá logre terminar todo lo que aparece en su lista, pero es muy probable que no disponga de tiempo para terminarla.
Las desempeña en el orden “A,B,C”, quizá en ocasiones ni siquiera termine con las prioridades “A”.
Otros días logrará más de las A y B y tal vez terminar las A y las B y algunas de las C.
Rara vez es posible completar la lista de tareas por hacer, lo que cuenta no es terminar la lista, si no hacer el mejor uso de su tiempo.
Si se encuentra con que sólo ha quedado algunas prioridades B y C, estudia de nuevo las posibles actividades aspectos tal es como revisar su sistema de archivo para tener un acceso más fácil, y terminar de leer “la guerra y la paz”, elegir un regalo de cumpleaños para su tía, en fin todas esas prioridades a que tenía en mente pero que no llegaron a aparecer en la lista original.
Con un poco de tiempo adicional, podría iniciar el día de hoy.
La meta fundamental de una vida más efectiva es fijarse el tiempo suficiente para disfrutar una buena parte de ella. -Michael LeBoeuf.-
